Con un portero en nómina, la comunidad es la empleadora: asume las nóminas, los seguros sociales, la prevención de riesgos, las vacaciones, las bajas y cualquier conflicto laboral que surja. Con una empresa de servicios, todo eso queda fuera de la comunidad, que pasa a tener un contrato mercantil y una factura.

La diferencia que más se nota en el día a día es la cobertura. Cuando el portero en nómina se pone enfermo o coge vacaciones, la comunidad se queda sin servicio o tiene que buscarse la vida. Con una empresa, la sustitución forma parte del contrato. A cambio, la relación es menos personal y conviene dejar por escrito qué tareas están incluidas y cuáles no.

Las propias de portero y conserje de fincas: vigilancia, apertura y cierre del portal en los horarios acordados, encendido y apagado de luces, limpieza y conservación de las zonas comunes, traslado de los cubos colectivos de basura, y el mantenimiento de calefacción y agua caliente central salvo que la comunidad lo tenga contratado con un tercero.

Lo importante es que la lista esté cerrada por escrito. Las tres tareas que más discusiones generan son siempre las mismas: quién saca y entra los contenedores y a qué hora, si la limpieza del garaje entra o va aparte, y qué pasa con los paquetes de mensajería. Acordarlo al firmar evita meses de fricción con los vecinos.

Sí, ALANA incluye el mantenimiento de calefacción y agua caliente central dentro del servicio, salvo que la propiedad ya lo tenga contratado con otra empresa.

Conviene distinguir dos cosas. Una es la conducción diaria de la instalación: arranques y paradas según el horario acordado, vigilancia de presiones y temperaturas, y aviso inmediato cuando algo se sale de lo normal. Otra son las revisiones reglamentarias y las reparaciones de la sala de calderas. Si la comunidad ya tiene una empresa mantenedora, el conserje se ocupa de la parte diaria y avisa a la mantenedora cuando corresponde.

El horario lo fija la comunidad y suele repartirse en una franja de mañana y otra de tarde, con apertura y cierre del portal en los extremos. Hay comunidades que prefieren jornada continua y otras que solo necesitan cobertura en horas punta.

Fuera de ese horario el portal queda cerrado según lo acordado. Es la decisión que más conviene meditar antes de firmar, porque condiciona el precio y la sensación de seguridad de los vecinos: ampliar el horario encarece el servicio, y recortarlo deja horas sin nadie en el edificio. Lo habitual es empezar con el horario que cubre la entrada y salida de la mayoría de residentes y ajustarlo con el uso real.

Sí, sin ninguna restricción. Una comunidad de propietarios puede contratar el servicio de conserjería con un Centro Especial de Empleo igual que con cualquier otra empresa, y el servicio es el mismo.

Para una comunidad esto no tiene efecto fiscal ni de cuota, porque la obligación del 2% afecta a empresas de 50 o más trabajadores, no a comunidades. Pero sí tiene un efecto que muchas juntas valoran: el importe del contrato sostiene puestos de trabajo para personas con discapacidad. Es un argumento que suele pesar cuando se somete a votación en junta.

La empresa cubre la sustitución. Es una de las principales razones para externalizar el servicio en lugar de tener a alguien en nómina de la comunidad.

Para que la sustitución funcione de verdad hacen falta dos cosas. Que las tareas y los horarios estén documentados, de modo que quien entra sepa qué hacer sin depender de lo que recuerde el titular. Y que haya un protocolo claro de llaves y accesos, que es lo que más problemas da en una sustitución imprevista. Ambas cosas se dejan preparadas al inicio del contrato, no el día que hace falta.